Adecco embauche actuellement une adjointe exécutive pour travailler dans un bureau achalandé à Montréal, QC. Il s'agit d'un poste temporaire avec possibilité de permanance, avec un salaire qui se situe entre 28 $ et 35 $ de l’heure selon l’expérience. Ce rôle nécessite quelqu'un qui est adaptable et à l'aise de travailler dans des environnements dynamiques. Le candidat idéal aura au moins trois ans d'expérience dans un rôle similaire en tant qu'assistante de direction pour soutenir l'équipe du bureau technique et sera également bilingue français et anglais.
Salaire: 28 $ à 35 $ de l’heure selon l’expérience.
Localisation: Montreal, QC (métro Bonaventure)
Mode hybride: 3 jours au bureau et 2 jours à la maison
Horaire: Lundi au vendredi – 09h à 17h
Contrat: Temps plein
Responsabilités de l'adjointe administrative :
Coordonner les rendez-vous et les horaires et gère les calendriers du directeur de projet et du personnel.
Soutenir les membres de l'équipe dans l'organisation des ateliers et la programmation des réunions (coordination entre le bureau gouvernemental et les équipes du bureau technique, réservation d'espaces/salles de conférence, restauration, etc.)
Assurer le suivi des tâches de l'équipe et du flux de documents
Assurer le contrôle de la qualité des documents préparés par les équipes avant leur approbation
Créer et maintenir le calendrier des vacances de l'équipe
Classer les courriels et les documents/lettres
Réservation de voyages et rapports de dépenses
Coordination de la traduction des principaux documents destinés au public
Gérer les achats par carte de crédit de l'organisation pour l'équipe
Soutenir et coordonner les prévisions financières et les rapports sur les budgets de l'équipe
Soutenir la gestion des actions RH, y compris la classification et la dotation en personnel
Soutenir le traitement, le suivi et le paiement des factures pour les contrats.
Soutenir la gestion de l'accès à SharePoint et aux espaces de travail de collaboration virtuelle.
Exigences :
Un minimum de 3 ans d'expérience dans la prestation de services administratifs à des cadres supérieurs.
Expérience du travail avec la suite MS-Office (c'est-à-dire Excel, Word, Outlook et PowerPoint) et, de préférence, Sharepoint.
Expérience de la gestion des dossiers et des dépenses.
Expérience de la gestion de calendriers et de la planification de réunions.
Expérience dans le traitement de documents confidentiels de manière discrète et diplomatique.
Excellentes aptitudes à la communication (orale et écrite).
Avoir le souci du détail, faire preuve d’initiative, de jugement et de confidentialité.
Idéal parfaitement bilingue.
Doit être légalement autorisé à travailler et à résider au Canada.
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