Administrateur immobilier

  • Category
    Office, clerical & administrative - Administrative Assistant
  • Job type
    Direct Hire
  • Location
    Montréal, Quebec

 

Titre du poste : Administrateur Immobilier
 
Objectif:

L'Administrateur fournit le meilleur service à la clientèle de sa catégorie pour tout ce qui a trait au contrat de location, à l'administration des baux et à l'occupation de la suite. Cela comprend les tâches liées à l'entretien ainsi que les fonctions administratives et les fonctions de réception et d'accueil.

Principales responsabilités
-Répondre aux appels entrants et les transférer à la personne appropriée ;
-Traitement des encaissements et des dépôts en temps opportun ;
-Créer des demandes d'achat de fournitures de bureau et d'autres frais généraux et administratifs pour la propriété ;
-Préparer des rapports sur les comptes débiteurs des résidents, en soulignant et en réglant tout retard de paiement ou tout retard de paiement, et effectuer des efforts de recouvrement sur les comptes en souffrance ;
-Préparer les formulaires et les documents requis conformément à la Régie du logement
-Répond aux demandes de renseignements et aux préoccupations des résidents concernant les questions relatives au contrat de location ;
-S'assurer qu'un avis approprié est donné avant d'entrer dans les suites occupées et/ou que le résident a autorisé l'entrée à l'avance ;
-Préparer la communication de masse et individuelle avec les résidents, par exemple, les événements à venir, les réparations, les changements à la direction, etc ;
-Peut être tenu de montrer les suites aux résidents éventuels ;
-Utilisation du système ERP, SAP, pour l'enregistrement des informations et l'exécution des activités professionnelles ;
-Première ligne de réponse aux demandes des clients, le coordonnateur du service doit répondre aux demandes de renseignements et aux préoccupations des résidents en ce qui a trait aux réparations et à l'entretien ;
-Utiliser un système informatisé de gestion de la maintenance et s'assurer que tous les avis de service, les commandes et les demandes d'achat sont entrés dans SAP de manière précise et en temps opportun ;
-Compréhension de la Régie du logement en ce qui a trait aux droits et obligations du propriétaire;
-Coordonner l'accès du personnel et des entrepreneurs de Minto aux espaces occupés et vacants ainsi qu'aux aires communes ; s'assurer qu'un avis approprié est donné au besoin ;
-Communiquer avec les autres membres de l'exploitation de la propriété afin d'assurer une utilisation maximale du personnel technique et d'entretien ;
-S'assurer que les plans d'entretien prévus pour les immobilisations corporelles sont assignés au personnel afin qu'ils puissent être complétés en temps opportun

Compétences techniques :

L'éducation :  Une formation collégiale ou universitaire dans un domaine des affaires serait considérée comme un atout.

Expérience : Un minimum de deux (2) ans d'expérience de travail pertinente dans un environnement où les clients sont occupés est exigé.
 
Profil recherché
-Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
-Compétences interpersonnelles
-Connaissance de la Loi sur la location à usage d'habitation et des contrats de location à usage d'habitation serait un atout.
-Souci du détail et de l'exactitude
-Bon jugement
-Aptitudes à la communication (compréhension orale, orale et écrite)
-Microsoft Office (Word, Excel et Outlook)
-Connaissance de SAP considérée comme un atout
-Initiative et créativité

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