Assistant(e) de Direction

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Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Assistant(e) de Direction, pour l’un de nos clients une société canadienne de services immobiliers commerciaux. C’est un poste temporaire de 12 mois, à temps plein. La personne idéale devra détenir au moins 3 ans d’expérience en administration. Le salaire annuel proposé est entre 50 000$ et 60 000$ de l’heure.

 

* Poste temporaire (12 mois)

* Situé à Montréal, proche métro Mc Gill

* Horaires : 37,5h/semaine

* Salaire annuel : entre 50 000$ et 60 000$

* Bilingue : français et anglais

 

Les tâches et responsabilités :

SOUTIEN DE LA DIRECTION GENERALE 

- Gérer et organiser le service Outlook du directeur général ou de la directrice générale, surveiller les courriels, planifier les appels avec les clients, comprendre et communiquer les priorités

- Fournir un soutien à la préparation des présentations pour les réunions

- Répondre au téléphone et aux courriels au nom de la directrice générale ou du directeur général, expédier les messages urgents promptement

- Préparer les rapports de dépenses et les rapports mensuels

- Préparer et maintenir les procédures et les systèmes organisationnels

- Rencontrer la directrice générale ou le directeur général quotidiennement pour discuter des événements à venir, pour échanger au sujet des communications et des propositions d’initiatives

- Effectuer le suivi des échéanciers et obtenir les réponses ou les données requises par le directeur général ou la directrice générale

 

SERVICES POUR LE BUREAU

- Assurer la liaison avec les fournisseurs clés pour l’obtention des services pour le bureau, y compris, la coordination du travail pour l’affichage, le déchiquetage des documents, la gestion des dossiers de données, les services d’entretien…  

- Revoir les besoins pour l’exploitation, y répondre et adapter les services selon les exigences; assurer l’organisation des contrats, leur mise à jour, leur classement sécuritaire et la compréhension de toutes les modalités

- Superviser le stock de papeterie et des fournitures de bureau et effectuer les commandes nécessaires

- Accueillir les clients de façon professionnelle tant en personne qu’au téléphone.

 - Distribuer le courrier entrant et sortant.

- Coordonner les besoins des nouveaux membres du personnel, comprenant les fournitures pour leur poste de travail, leur téléphone cellulaire, le cas échéant, leurs cartes professionnelles…

 

Profil recherché :

- 3 ans d’expérience dans un poste similaire en administration

- Expérience dans le domaine de l’immobilier commercial ou une industrie connexe (atout)

- Solides habiletés en administration, la capacité de traiter plusieurs tâches et de les prioriser

- Connaissance approfondie de l’informatique, y compris de la suite Office dont Outlook, Word, Excel

- Excellente communication, en anglais et français, tant à l’oral qu’à l’écrit

Ce poste vous intéresse? Postulez immédiatement via le lien prévu à cet effet !

L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture.

Q6620

T6620

 




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Accommodation will be provided in all parts of the hiring process as required under Adecco’s Employment Accommodation policy. Applicants will need to make their needs known in advance to their Adecco representative.

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