Secrétaire comptable

  • Category
    Office, clerical & administrative - Secretarial
  • Job type
    Direct Hire
  • Location
    Québec, Quebec

Adecco est activement à la recherche d'un(e) secrétaire comptable dans le domaine de l'immobilier suite à une promotion interne. 37.5 heures

Le poste comporte environ 70% de tâches comptables et 30% de tâches administratives.

Description des tâches: 

Comptes recevables:
Vérifier les augmentations de loyer prévues et procéder à toutes les étapes du billing de début de mois;
Gérer la réception des paiements de loyer et effectuer les dépôts;
Faire le suivi des comptes à recevoir et faire la collection des loyers et toutes autres sommes dues par le locataire selon les politiques établies pour SWD;
Envoyer les états des charges et les états de compte aux locataires.
Collecter et entrer les ventes dans MRI;
Effectuer la facturation des loyers à % selon les Baux;
Répondre aux questions des locataires concernant la facturation (loyer, électricité, 13e facture);
Effectuer la facturation des sous-compteurs électriques mensuellement ou périodiquement selon les Baux;
Refacturation aux locataires des travaux ou réparations effectuées pour eux.
Faire le suivi pour le paiement des TI.

Comptes payables
Entrer dans le système de gestion NEXUS les informations relatives pour le paiement  des factures, compléter le PO, faire la codification des factures. 
Faire la liste des courus mensuellement.
Faire le suivi des paiements dus auprès du service de la comptabilité.
Faire la demande et le suivi des documents nécessaires pour les nouveaux fournisseurs
Maintenir à jour le dossier d'assurance de chaque fournisseur et le certificat de conformité à la CNESST. 

Secrétariat
Effectuer le travail de secrétariat demandé par le gestionnaire (rédaction de lettres, rapports, memos etc);
Suivi des documents légaux en circulation;
Collecter et tenir à jour les preuves d'assurances des locataires conformément aux Baux;
Tenir à jour les preuves de maintenance des systèmes de chauffage, climatisation et ventilation des locataires concernés.
Assister le gestionnaire dans l'exercice de ses fonctions pour ses centres commerciaux.

Réception
Répondre cordialement et efficacement aux appels téléphoniques et aux clients qui se présentent au bureau administratif et acheminer les messages aux personnes concernées;
Rejoindre les fournisseurs pour appel de service à la demande du gestionnaire ou du directeur des opérations;
Commander les fournitures nécessaires au fonctionnement du bureau.

Compétences requises :
Formation comme commis-comptable et/ou adjointe-administrative;
Connaissance de la comptabilité de base;
Bonne maitrise des logiciels Word, Excel et Outlook;
2-5 ans d'expérience dans un poste similaire;
Grand sens de l'organisation, facilité d'adaptation aux changements, dynamique et positive, apparence soignée, ponctuelle et sait gérer la pression.
Facilité à gérer plusieurs dossiers en même temps;
Aptitudes à travailler seule;
Bon sens des responsabilités et de l'initiative;
Anglais Intermédiaire
L'adjointe fera partie d'une petite équipe donc ne doit pas être fermée à déborder de ses fonctions principales de temps à autres.

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