Intégration virtuelle des employés : Conseils pratiques pour les employeurs
Faire de bonnes embauches est une priorité pour les entreprises, mais il est tout aussi important de mettre en place une stratégie d’intégration des nouveaux employés digne de ce nom. Et la distanciation physique ne facilite pas les choses. Un plan rigoureux et complet vous permettra de bien intégrer vos nouveaux employés tout en travaillant à distance pendant la pandémie de COVID-19. Pour les aider à trouver leurs repères rapidement et à se mêler à l’équipe, lisez ce guide sur l’intégration virtuelle des employés.
Nous connaissons tous l’importance de l’intégration pour former des équipes performantes et créer un environnement de travail qui attire et retient les meilleurs. Mais à l’heure où la COVID-19 chamboule notre quotidien, la gestion d’un processus d’intégration, alors que tout le monde travaille à distance, n’a rien de facile. Comment pourrez-vous donner la meilleure impression possible à votre recrue lors de sa première journée, alors que votre équipe et vous ne pourrez l’accueillir que virtuellement? Nous vous offrons nos conseils pour bien restructurer votre processus d’intégration et l’adapter à notre nouvelle réalité (virtuelle).
Mais d’abord... pourquoi mettre en place un plan d’intégration?
Facile : un tel plan jette les bases du succès de votre nouvel employé. En établissant une liste des choses qu’il devra accomplir pendant son intégration, vous stimulerez son intérêt pour l’entreprise et son poste tout en l’aidant à se mettre au diapason de l’équipe le plus tôt possible. Après tout, les plans d’intégration les plus efficaces favorisent la productivité, l’engagement et la loyauté des employés pendant leurs premiers mois d’embauche.
En ce qui concerne l’intégration virtuelle, n’oubliez pas que votre nouvel employé vit probablement cette situation pour la première fois lui aussi. Mais un plan structuré qui se fonde sur la collaboration, qui précise les tâches à réaliser chaque semaine et qui donne un aperçu de la suite des choses aidera votre organisation et votre nouvel employé à s’adapter à cette nouvelle réalité.
Voici quelques idées de plan d’intégration virtuelle.
Avant le premier jour
Créer un plan d’intégration
Qu’elle ait lieu en personne ou à distance, l’intégration doit commencer avant l’arrivée du nouvel employé. Si vos ressources sont prêtes, votre employé pourra se mettre au travail dès son arrivée.
Mais s’il s’agit de votre première intégration à distance, la préparation prend encore plus d’importance. Vous devrez peut-être trouver de nouveaux logiciels, mettre à jour les coordonnées des experts et vous assurer que votre recrue aura toutes les ressources virtuelles qu’il lui faut.
Voici des moyens d’adapter votre plan d’intégration à notre nouvelle réalité virtuelle.
- Déterminer quels services participeront à l’intégration et qui rencontrera la recrue dans les premières semaines, afin d’établir les disponibilités et qui abordera quel sujet. S’assurer que ces intervenants ont accès aux outils de rencontres virtuelles et que vous avez leurs coordonnées pour les communiquer à l’employé.
- Décider qui sera responsable de la configuration et de l’expédition de l’ordinateur portable et des autres outils techniques de l’employé, ainsi que de la création des identifiants et des mots de passe.
- Préparer et rassembler la documentation devant être remplie avant ou lors de la première journée. Mettre en relief les endroits où une signature est requise et recommander des outils de signature électronique (plus de détails ci-dessous).
- Choisir un outil de réunion virtuelle visant à faciliter les réunions interactives. S’assurer que l’employé y aura accès à sa première journée.
- Élaborer un calendrier de formation qui tient compte du rôle de l’employé et de la manière dont le contenu sera communiqué.
- Modifier le contenu et les réunions d’intégration pour les rendre aussi interactifs que possible.
- Modifier les séances de formation en personne pour les transformer en matériel didactique en ligne, s’il y a lieu.
- Développer des modules d’apprentissage en ligne en identifiant les experts au sein de votre organisation et en coordonnant une stratégie de formation pour partager les renseignements et les pratiques exemplaires.
- Trouver des manières de soutenir vos gestionnaires pour qu’ils se sentent à l’aise d’assurer l’intégration virtuelle d’un employé.
- Recruter un « coéquipier » volontaire, sur lequel le nouvel employé pourra compter en plus de son supérieur immédiat.
Préparer et équiper les nouveaux employés
Il est crucial en ces temps d’incertitude de prendre les mesures nécessaires pour que vos nouveaux employés se sentent soutenus et perçoivent que vous suivez un processus structuré visant à faciliter leur réussite. Avant le premier jour, assurez-vous d’envoyer aux nouveaux employés un courriel de bienvenue et une trousse incluant les éléments suivants :
- une note les accueillant au sein de l’équipe;
- la documentation à remplir;
- un aperçu des premières journées;
- tout l’équipement nécessaire à leurs fonctions (ordinateur portable, casque VoIP, etc.);
- des articles corporatifs visant à les intégrer à la culture de l’entreprise.
Le premier jour
Le premier jour d’un nouvel employé peut être stressant, surtout dans le climat actuel. Un accueil chaleureux l’aidera à surmonter sa nervosité initiale et à se sentir prêt à entreprendre ses nouvelles tâches. Pour ce faire, planifiez la première réunion virtuelle avec toute l’équipe pour créer un sentiment d’appartenance avec le télétravailleur. Lors de l’appel, les membres de l’équipe peuvent parler de leurs responsabilités, des liens entre leurs postes et de leur cheminement au sein de l’entreprise.
À la fin de la réunion, le gestionnaire devrait présenter la liste de choses à faire lors de la première journée de l’employé et le calendrier de formation générale pour s’assurer que les attentes et les progrès prévus sont bien transmis et, bien entendu, répondre aux questions.
Structure du plan d’intégration des nouveaux employés
Essayez de diviser le calendrier de formation en tâches quotidiennes, dont on assurera le suivi chaque semaine. Étant donné que les interruptions habituelles en milieu de travail n’ont pas lieu lors du télétravail, évitez de planifier un trop grand nombre de tâches quotidiennes. Un horaire trop chargé peut en effet avoir un effet négatif; donnez à votre employé le temps d’apprivoiser ses nouvelles tâches et de bien les accomplir pour favoriser son succès à long terme. Envisagez aussi d’échelonner les séances d’intégration sur plusieurs jours, comme le fait maintenant LinkedIn, pour permettre à l’employé de s’adapter au travail à la maison avec la souplesse qui est de mise ces temps-ci.
Pour l’employé, l’intégration constitue la première impression de l’entreprise; il importe par conséquent de prendre le temps de bien la préparer. Sans surcharger l’horaire, assurez-vous d’allouer du temps aux éléments indiqués ci-dessous.
Semaine 1
Vidéoconférences ou séances d’apprentissage en ligne
- Appel de bienvenue de l’équipe du jour 1
- Appel matinal individuel quotidien avec le gestionnaire ou le coéquipier
- Dîner d’équipe virtuel
- Présentation de la culture de l’entreprise
- Discussion des avantages sociaux et du processus d’adhésion
- Séances de présentation avec les divers services
- Séances de rencontre avec les chefs d’équipe
- Séance quotidienne de questions et de planification avec le gestionnaire en fin de journée
Objectifs individuels
- Prendre connaissance de la procédure de configuration du matériel/logiciel
- Prendre connaissance des identifiants de connexion
- Finir de remplir toute la documentation et commencer l’adhésion aux avantages sociaux
- Revoir la description du poste
- Créer une signature de courriels
- Prendre connaissance de l’information commerciale sur les clients, la concurrence et les tendances
Semaine 2
Vidéoconférences ou séances d’apprentissage en ligne
- Discussion des objectifs de la semaine et du premier mois
- Appel matinal individuel quotidien avec le gestionnaire ou le coéquipier
- Appels vidéo pour observer les activités de l’équipe, avec temps alloué aux questions par la suite
- Poursuite des séances de rencontre avec les chefs d’équipe
- Poursuite des séances de présentation avec les divers services
- Séance quotidienne de questions et de planification avec le gestionnaire en fin de journée
Objectifs individuels
- Achever deux ou trois tâches associées au rôle et attribuées par le gestionnaire
- Comprendre les livrables clés pour le premier mois
- Identification et gestion des besoins d’apprentissage
- Connaître les produits et services de l’entreprise
- Terminer toute séance d’apprentissage en ligne obligatoire
Premier mois
- Entretien individuel avec le gestionnaire deux à trois fois par semaine
- Dîner hebdomadaire avec l’équipe
- Établissement d’objectifs à court et à long terme
- Réunions de fin de semaine pour voir les progrès
- Achèvement d’un ou de deux petits projets
- Achèvement des tâches quotidiennes associées au rôle
- Vérification de la compétence avec tous les outils
Deuxième mois
- Entretien individuel hebdomadaire avec le gestionnaire
- Évaluation des progrès du premier mois
- Attribution de projets ou de tâches plus complexes
- Identification et gestion des besoins d’apprentissage
- Ajustement des responsabilités
Troisième mois
- Évaluation du rendement
- Examen des objectifs à court et à long terme
Liste de vérification technique et ressources
Nous avons créé une liste de vérification technique et de ressources afin que vous et vos nouveaux employés soyez bien préparés pour une intégration virtuelle.
- Envoi de matériel et de documentation de TI : Commandez les ordinateurs et autres appareils requis pour les télétravailleurs bien avant leur date d’entrée en fonction. Confirmez qu’ils ont reçu tout l’équipement nécessaire à leurs tâches et, au besoin, demandez à votre service des TI de les aider pour la configuration. Assurez-vous que chaque nouvel employé dispose au moins des éléments suivants pour commencer :
- Ordinateur portable
- Souris
- Clavier
- Aide à la documentation des RH : La signature du contrat d’embauche et des autres documents juridiques peut être compliquée s’il faut les imprimer, les numériser et les renvoyer par courriel ou courrier. Vous pourriez utiliser une application de signature électronique comme HelloSign ou DocuSign pour permettre aux employés de signer les contrats numériquement et de vous les transmettre en toute sécurité. Si ce n’est pas une option, les employés peuvent utiliser des applications gratuites, comme CamScanner ou Scanbot, pour numériser des documents imprimés à l’aide de leur téléphone, les convertir en format PDF et les renvoyer au service des RH.
- Présentation de la culture de l’entreprise : Les télétravailleurs font partie de votre culture même s’ils ne sont pas présents dans les locaux. Afin de les aider à la comprendre, transmettez-leur votre Guide de l’employé en format numérique à l’aide des outils gratuits d’édition PDF.
- Compréhension des outils de communication : Expliquez les meilleures façons de contacter les membres de l’équipe et de résoudre les problèmes de communication. Voici des outils de communication qui pourraient vous être utiles :
- Logiciel de courriel d’entreprise, par exemple Microsoft 365 (payant) ou des équivalents gratuits comme LibreOffice. N’oubliez pas d’informer l’employé des signatures électroniques standard et des attentes en matière de disponibilité après les heures de travail.
- Outil de messagerie de groupe comme GroupMe.
- Vidéoconférences, gestion des tâches et stockage infonuagique en un seul logiciel : Slack ou Microsoft Teams.
- Application de téléphonie sur le Web comme Versature.
- Formations propres aux rôles : La formation des télétravailleurs pose souvent un défi puisque les communications en temps réel sont généralement limitées. Pour former vos télétravailleurs de manière efficace :
- Utilisez des cours de formation interactifs et enregistrez des démonstrations de produit à l’aide de Loom.
- Coordination de la formation avec votre service des TI pour que les télétravailleurs se familiarisent avec ce qui suit :
- Applications de partage de fichiers et logiciels de sauvegarde infonuagique, comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive.
- Mesures de sécurité informatique comme le verrouillage de l’ordinateur et l’installation de logiciels de cryptage ou d’antivirus. Il existe des antivirus gratuits, comme TotalAV.
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