Périodes de pointe : comment les traverser plus sereinement

La façon dont vous gérez le stress en milieu de travail au sein de votre entreprise peut avoir une grande incidence sur la productivité, l’engagement et même la rétention des employés. En période de pointe, lorsque la demande est à son plus fort, si vous disposez d’un ensemble de stratégies de réduction du stress prêtes à l’emploi, vous vous sentirez plus en confiance pour traverser cette période intense. Dans cet article, Doug Hamlyn, vice-président aux finances d’Adecco Canada, présente certaines des meilleures façons d’aider vos employés à gérer leur stress en milieu de travail.

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Bureau encombré sur lequel se trouve une grosse pile de feuilles de papier au premier plan

Quand j’entends le mot « stress » en anglais, je pense à des poutres de métal et à des colonnes de béton et aux tests qu’on leur fait subir jusqu’à ce qu’elles craquent (autrement dit la « contrainte » en français). C’est de mon métier d’ingénieur civil pratiqué en début de carrière que me vient cette définition. Je vois néanmoins le stress professionnel sous le même angle, c’est-à-dire la pression mentale ou psychologique que nous vivons lorsque des situations difficiles ou exigeantes se présentent au travail.

J’ai passé la majeure partie de ma carrière dans des services de finances où, typiquement, le stress dans ses multiples formes se manifeste surtout à la fin du trimestre, à la fin de l’année financière ou lors de la préparation du budget. Il découle habituellement d’une situation bien connue, c’est-à-dire une trop grande charge de travail pour le temps dont on dispose, mais peut également être provoqué par des événements imprévus dont nous n’avons pas tenu compte dans notre échéancier. Puis, avec tous les audits et projets inattendus qui s’ajoutent à une charge de travail déjà bien remplie, nous nous retrouvons donc avec des plans et des priorités qui ne cadrent plus et des conflits familiaux et professionnels pour lesquels le compromis n’est pas une option. Ajoutez à cela un gestionnaire qui n’est pas orienté vers la recherche de solutions et vous obtenez la recette parfaite du stress professionnel.

En tant que gestionnaires, il est de notre devoir de trouver une façon de produire les résultats demandés par notre entreprise, tout en diminuant le stress au minimum. Voici quelques idées pour vous aider à faire baisser la pression en période de stress :

1. Planifiez

Le stress découle souvent de l’absence de planification, alors donnez à vos employés une idée claire de comment vous allez gérer ensemble la période de pointe. Utilisez les échéances et les tâches dont vous êtes déjà au courant pour établir votre plan. Assurez-vous de laisser quelques cases horaires libres pour les demandes inattendues ou de dernière minute. Vous devriez également tenir compte des engagements non professionnels de vos employés pour que votre plan soit le plus réaliste possible. Une planification efficace stimulera la confiance de vos employés qui sentiront que vous êtes conscients de leur charge de travail et du temps qu’il consacre à l’entreprise.

2. Précisez les périodes où les vacances ne sont pas permises

Assurez-vous d’expliquer aux employés dès leur embauche qu’il est impossible de prendre des vacances à certaines périodes de l’année. En mettant cela au clair dès le départ, vous faites en sorte que toutes vos ressources soient disponibles en période de pointe.

3. Demeurez flexible

Déterminez quelles sont les échéances fermes et celles qui sont flexibles. Peut-être disposerez-vous d’une certaine marge de manœuvre concernant les dates d’audits externes si vous avez une raison valable de demander le report; il s’agit de poser la question. De plus, montrez-vous flexible sur les modalités de travail au lieu de faire travailler vos employés très tard. Par exemple, permettez-leur de finir leur travail à la maison ou de commencer plus tôt.

4. Réassignez les ressources

Faites appel à des ressources temporaires de l’extérieur pour gérer les tâches quotidiennes et libérer les cadres qui pourront ainsi se consacrer aux budgets ou aux obligations de fin d’exercice. Assurez-vous que toutes vos ressources soient polyvalentes afin qu’elles puissent se séparer les tâches et ainsi accroître la flexibilité.

5. Dites non

« Non » est un mot fort. Il est bien certain que vous ne pouvez habituellement pas dire non à votre supérieur ou aux échéances fermes de l’entreprise, mais vous pouvez dire non à certaines choses moins essentielles, comme une convocation à une réunion alors que quelqu’un peut vous faire un compte rendu plus tard ou encore l’assignation d’une tâche qui conviendrait davantage à un autre service. D’ailleurs, pour les tâches non essentielles que vous aimeriez accepter, mais pour lesquelles vous n’avez pas de temps maintenant, vous pouvez dire que ça ne vous convient pas pour le moment et fixer une date pour leur réalisation ultérieure.

6. Célébrez

Le fait de souligner les réalisations de votre équipe peut grandement contribuer à diminuer le stress. Même s’il s’agit simplement de sortir prendre un café avec vos employés lorsqu’une échéance est respectée ou de commander le dîner pour tous si vous ne pouvez quitter le bureau, ces petites attentions montrent votre appréciation pour le travail acharné de votre personnel. De plus, ces petites pauses bien méritées permettent à votre personnel de respirer et de prendre du recul (et aussi d’entrevoir le retour à la normale).

7. Mettez l’accent sur la santé

Il est avantageux pour tout le monde que les employés prennent soin de leur santé, surtout si votre période de pointe coïncide avec la saison de la grippe. Encouragez vos employés à se coucher tôt et à continuer de faire de l’exercice pour qu’ils se consacrent pleinement et efficacement à leurs tâches lorsqu’ils sont au travail et pour améliorer leur vie à la maison du même coup.

Comme nous devons toujours faire plus avec moins, la gestion des périodes de pointe demeurera toujours difficile. Par contre, si vous faites participer tout le monde à l’établissement d’un plan qui tient compte des engagements importants et uniques de tous les employés ainsi que de leur horaire normal de travail, vous pouvez minimiser le stress qu’ils vivront durant ces périodes.

Doug Hamlyn, B.Ing. et MBA, est le vice-président, finances d’Adecco Canada. Fort de 10 ans d’expérience dans des sociétés de placement multinationales, ouvertes et privées et dans les marchés canadien, américain et sud-africain, Doug apporte un leadership financier de haut niveau à la direction d’Adecco. Outre ses équipes de finances, de l’immobilier, de TI et de santé et sécurité au travail, Doug s’occupe du contrôle des activités, de l’amélioration des processus et du service à la clientèle.

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