Cet article a initialement été publié dans le blogue Latest Insights du Groupe Adecco.
La pandémie a forcé de nombreuses entreprises à adopter le télétravail. En Europe, près de 40 % de la main-d’œuvre travaille à distance en raison de la COVID-19 (Eurofound, 2020). Et même si la majorité semble préconiser un modèle hybride de télétravail et de présence au bureau lorsque les choses reviendront à la normale, des études suggèrent que la multiplication des réunions virtuelles peut nuire aux employés.
Selon Microsoft, la collaboration à distance produit une quantité beaucoup plus élevée d’ondes cérébrales indicatrices de stress et de surmenage que la collaboration en personne. Une autre étude montre que ces mêmes ondes sont beaucoup plus présentes lors de réunions vidéo que pendant d’autres tâches (p. ex., l’envoi d’un courriel).
Les réunions virtuelles peuvent aussi nuire à la capacité de concentration. Quand on doit se concentrer sur un écran, notre concentration commence à baisser après 30 ou 40 minutes. Et lors d’une journée remplie de réunions, les marqueurs de stress commencent à grimper après environ deux heures.
Le télétravail a ses bons côtés – il semble favoriser l’empathie entre collègues, par exemple –, mais c’est quand même une bonne idée de se pencher sur les écueils des réunions virtuelles et de se doter de stratégies pour les éviter.
1. La surcharge de réunions
Problème : Dans l’étude de Microsoft, 55 % des répondants affirment que le nombre de réunions hebdomadaires a augmenté depuis le passage au télétravail. Ça se comprend : personne ne veut se sentir isolé, et les réunions renforcent le sentiment d’appartenance. Cependant, si elles sont si fréquentes qu’elles augmentent le stress et nuisent à la productivité, il faut peut-être penser à en faire moins.
Solution : Avant d’envoyer une énième invitation de réunion, prenez le temps de vous demander si elle est vraiment nécessaire. Pourriez-vous obtenir votre réponse par messagerie instantanée? Est-ce que ce serait plus efficace de créer un document partagé? Si la réunion est essentielle, faites en sorte qu’elle soit productive en assignant des rôles (ex. : animateur et secrétaire) et en établissant un objectif clair. Si vous avez du mal à définir votre objectif, demandez-vous si la réunion est vraiment essentielle.
2. Le temps, c’est de l’argent
Problème : Avez-vous déjà assisté à une réunion où tous les membres de la haute direction étaient présents? Il y a des avantages à rassembler tous ces décideurs, mais quand on calcule la valeur de leur temps en tenant compte de leur expérience et de leur expertise, on comprend que ces réunions peuvent coûter cher. Leur temps pourrait-il être mieux utilisé?
Solution : Si ces réunions sont essentielles, aucun problème. Mais doivent-elles être aussi fréquentes? Pourrait-on tenir des réunions à plus petite échelle, auxquelles certains dirigeants ne sont pas tenus d’assister?
3. La fatigue
Problème : Par défaut, on tend à fixer des réunions de 30 ou de 60 minutes. Soyez conscient que la fatigue commence à s’installer après environ 30 ou 40 minutes. Ne pas dépasser 30 minutes est un bon point de départ, mais il faut aussi tenir compte du fait que vos collègues ont peut-être enchaîné des réunions avant de se joindre à la vôtre.
Solution : Devenez un ninja des réunions : sachez ce que vous voulez en retirer, obtenez-le, et mettez fin à la réunion. Bien sûr, certaines réunions doivent durer plus d’une heure; le cas échéant, prévoyez des pauses de cinq minutes pour se dégourdir les jambes et se reposer le cerveau.
4. Club social
Problème : Les anniversaires, les sorties annuelles et autres traditions de bureau ont été mises à mal par la pandémie, mais vous tenez à les préserver, même en contexte de télétravail.
Solution : Soyez créatif! C’est une réunion informelle? Choisissez un thème! « On a tenu une réunion de chapeaux ridicules, et une autre où tout le monde portait son t-shirt de spectacle préféré, raconte Bill Martin d’AEG, une entreprise d’événements sportifs et de divertissement. N’importe quoi pour s’amuser et rester connectés. »
5. La peur de manquer quelque chose
Problème : La peur de rater quelque chose d’important est un problème réel. Parfois, on assiste à une réunion juste au cas où elle pourrait être pertinente pour nous… pour se rendre compte après coup qu’on n’avait pas du tout besoin d’y assister.
Solution : Tout le monde, vous y compris, doit avoir le droit de ne pas assister aux réunions non essentielles. Mais assurez-vous que quelqu’un prenne des notes claires et concises et les distribue, ou bien enregistrez la réunion; ainsi, chacun pourra regarder la vidéo (ou lire les notes) lorsque cela lui conviendra, et décider de la pertinence d’assister aux prochaines.
6. Les tête-à-tête
Problème : Malgré les nombreuses réunions, en télétravail, on perd ces petits échanges informels autour de la machine à café. Pourtant, ils sont très utiles pour instaurer la confiance, l’empathie et l’appartenance. Et les réunions d’équipe, ce n’est pas vraiment le moment de parler du match d’hier ou d’une nouvelle recette.
Solution : Organisez des tête-à-tête informels, dont le seul but est de parler, avec vos coéquipiers et vos subordonnés directs. Vous pouvez aussi créer une chaîne « pause-café » sur Teams, juste pour discuter entre collègues.
7. Savoir quand s’arrêter
Problème : L’un des gros avantages du télétravail, c’est qu’on n’a plus à se déplacer. Par contre, certains peuvent être tentés de planifier des réunions dans la plage horaire normalement allouée aux déplacements.
Solution : Respectez les limites. Ne planifiez pas et n’acceptez pas de réunion en dehors des heures de bureau, et respectez les limites établies : si une réunion devait durer 30 minutes, veillez à ce qu’elle finisse après 30 minutes.